Pada artikel ini akan dijelaskan secara detail mengenai pengertian, jenis-jenis invoice, hingga contohnya. Bukti transaksi merupakan salah satu bagian penting dalam menjalankan usaha. Tanpa ada bukti transaksi, maka nantinya akan ada kesalah pahaman antara penjual dan pembeli. Dampaknya akan memperburuk reputasi usaha yang Anda jalankan. Salah satu dokumen bukti transaksi itu adalah Invoice.
Invoice adalah salah satu dokumen yang sering digunakan dalam pembelian dan penjualan transaksi, terutama untuk entitas komersial yang terdaftar oleh pajak. Istilah awam adalah catatan, biasanya perusahaan yang belum terdaftar dengan pajak dan tetap konvensional, menggunakan catatan untuk mengganti invoicing.
Anda harus tahu, keberadaan invoice ini punya peran yang penting dalam pencatatan barang atau jasa yang telah dibeli pelanggan. Di masa mendatang, invoicing dapat menjadi referensi untuk menghitung laba rugi perusahaan.
Pengertian Invoice
Dalam teori ekonomi dan bisnis, ada dua istilah yang tak asing, yakni invoice dan faktur. Faktur, yaitu daftar pengiriman barang yang lengkap dengan format paten. Seperti nama, nomor dan harganya.
Adapun istilah pertama atau invoice, itu mungkin terdengar belum familiar di telinga. Ini masuk akal, karena dokumennya tidak sepopuler faktur yang sering digunakan oleh pengusaha dan pebisnis.
Pengertian Invoice Secara Umum.
Definisi invoice adalah dokumen tertulis yang berisi surat tagihan utang. Draf ini diberikan vendor kepada pembeli sebagai pihak berwenang. Sedangkan formatnya tidak terlalu berbeda dari faktur, itu berisi nama produk, harga yang harus dibayar dan tanggal pembelian produk.
Secara umum, invoice dilakukan dalam bentuk rangkap tiga. Lampiran asli untuk file perusahaan, sedangkan tiga salinan menerima satu untuk pembeli, satu untuk penjual, sedangkan yang terakhir sebagai file keuangan.
Terkadang invoicing digunakan untuk transaksi dalam bentuk angsuran atau kredit. Kategori lain, yang umumnya termasuk adalah dokumen biasa. Meski begitu, perusahaan masih harus memberikan dokumen invoice. Karena kita tidak tahu, model transaksi apa yang diminta oleh klien (pembeli).
Pengertian Invoice Menurut Para Ahli
Supaya memperoleh pengertian invoice yang lebih detail, berikut adalah list definisi invoice menurut pendapat para ahli, yaitu:
1. Sugeng Hariyanto
Menurut Sugeng, invoice merupakan dokumen yang berisi catatan barang yang sangat detail. Terutama, produk yang telah dibeli oleh pelanggan lengkap dengan harga bersama yang disepakati.
2. Andrian Sutedi
Sedangkan menurut Andrian, Invoice merupakan kumpulan data rujukan dalam sebuah transaksi. Diantaranya ialah jumlah penutupan asuransi dan wesel beserta catatan detail bea masuk.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan) (Sumber: kbbi.web.id)
Fungsi Invoice
Seperti disebutkan dalam arti invoice sebelumnya, cukup jelas bahwa fungsi invoice secara umum adalah bukti penagihan pembelian yang dilakukan oleh klien. Selanjutnya, berikut ini beberapa fungsi invoice yang wajib Anda pahami.
- Untuk menyimpan catatan keuangan/catatan penjualan. Dalam invoice, terdapat isi data seperti waktu transaksi, identitas pengumpul, daftar produk atau layanan, pajak dan identitas pembeli
- Invoice digunakan sebagai informasi besar dari tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayar oleh klien
- Sebagai sumber referensi yang sah, jika barang/jasa yang disebutkan akan dijual kembali kepada pihak lain
- Invoice digunakan sebagai referensi hukum dengan menambahkan transaksi ke akuntansi keuangan
- Dalam kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai referensi yang valid sebagai penerimaan barang dan faktur pajak
- Sebagai referensi yang valid jika terjadi kesalahan dalam produk pengiriman atau menghitung total Invoice
- Invoice dapat digunakan untuk menjaga kepastian hukum bagi penjual dan pembeli
- Invoice dapat digunakan sebagai instrumen untuk menganalisis bisnis dengan mengamati pola pembelian sebagai pelanggan. Kemudian, perusahaan dapat menyiapkan strategi bisnis baru untuk masa depan.
Komponen Invoice
Sebelum membuat invoice, tentu saja Anda harus tahu apa unsur standar atau komponen yang harus ada pada invoice. Di antaranya adalah:
1. Identitas Penagih
Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah identitas perusahaan. Tujuannya bagi pelanggan untuk mengetahui bahwa usaha Anda lebih detail daripada layanan yang telah digunakan. Identitas umum seperti logo, nama usaha, bidang usaha, alamat, nomor telepon, email dan detail informasi penting lainnya.
2. Nama dan Alamat Pembeli
Nama dan alamat pembeli adalah informasi yang juga harus ada pada invoice. Seperti identitas perusahaan, identitas klien yang Anda masukkan mungkin dalam bentuk nama, alamat, nomor telepon, alamat email, dan kode pos. Anda dapat menanyakan hal ini kepada pelanggan.
3. Nomor Invoice, Tanggal, Jatuh Tempo
Selain membuatnya lebih mudah untuk diberikan, ketiga elemen ini juga akan membuat pelanggan lebih mudah dipertimbangkan ketika transaksi dilakukan dan ketika pembayaran harus dilakukan. Baik penjual dan pembeli mengirim ini untuk mendapatkan informasi dalam akuntansi. Misalnya, nomor invoice, tanggal, dan juga jatuh tempo
4. Harga Beserta Total Tagihan
Selain itu, yang harus diperhatikan adalah detail informasi harga, diskon (jika ada), pajak, hingga total invoice yang jelas. Harga barang harus diberi informasi berdasarkan produk yang telah dipesan.
5. Syarat & Ketentuan Pembayaran
Terakhir, menunjukkan ketentuan pembelian produk (jika ada) dan bagaimana cara melakukan pembayaran. Seperti yang kita ketahui, perusahaan dan orang lain memiliki aturan pembayaran yang berbeda. Beberapa meminta uang tunai atau transfer, ada juga yang meminta DP atau semua yang dilakukannya pada awalnya.
Jenis-Jenis Invoice
Setelah memahami pengertiannya, invoice ternyata punya 3 jenis yang tergantung pada kegunaannya. Berikut adalah jenis-jenis dari invoice:
1. Invoice Biasa
Invoice merupakan faktur yang sangat umum digunakan ketika melakukan transaksi. Isi dari invoice ini adalah detail informasi dari badan usaha pihak penjual dan juga pembeli, item produk, dan jumlah harga yang wajib dibayarkan oleh pembeli.
2. Invoice Proforma
Invoice Proforma merupakan invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pembeli sebelum penjual mengirimkan semua item pesanan. Biasanya barang akan dikirim secara teratur. Jika semua barang telah diterima oleh pembeli, penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya adalah dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah menerima pembeli secara keseluruhan.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler digunakan secara khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Jadi invoice ini adalah invoice yang tidak dapat dicetak dengan sembarangan, harus memiliki cap khusus sebagai tanda persetujuan dan pengesahan dari nilai besar negara atau perwakilan dari tujuan.
Cara Membuat Invoice Sederhana
Jika Anda saat ini sudah mengetahui pengertian, tujuan, dan jenis-jenis invoice, maka Anda juga perlu tahu cara membuatnya. Anda bisa membuat invoice dengan cara yang sederhana. Namun ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, yaitu:
- Invoice atau faktur harus dilakukan sesuai dengan barang-barang yang telah dijual atau diterima oleh konsumen. Ini untuk meminimalkan keberadaan transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen ketika barang-barang terkirim. Oleh karena itu, invoice dilakukan setelah konsumen menandatangani proses pengiriman.
- Sekali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat ditulis dalam transaksi, dan juga dapat ditulis dalam transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pesanan dilakukan.
- Jika ada beberapa transaksi, invoice atau faktur harus dilakukan secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan terperinci terkait dengan detail pembelian yang diperlukan untuk konsumen dan penjual.
- Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu pengusaha memantau piutang. Karena invoice, perusahaan dapat memonitor piutang dari perusahaan. Dalam prosedur internal, metode manual dari sistem kontrol sistem akuntansi sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor seri cetak. Namun belakangan ini banyak pengusaha membuat invoice atau faktur dengan menggunakan sistem komputerisasi. Keuntungan dari sistem komputerisasi adalah saat mencetak nomor seri, tidak akan ada pencetakan urutan ganda.
Bukti transaksi tentu saja memiliki peran yang penting dalam menjalankan usaha. Salah satu bukti transaksi tersebut bernama invoice. Benar saja Anda harus mengerti segala tentang invoice, komponen pada invoice, jenis-jenis invoice, hingga cara pembuatannya. Agar nantinya tidak ada kesalah pahaman antara Anda sebagai penjual dan customer Anda.
Namun, terkadang kita tidak memiliki waktu yang banyak untuk membuatkan jenis-jenis invoice, apalagi ketika mendapat penjualan yang banyak. Karena kita akan sibuk untuk mengurus hal-hal lain seperti pengecekan stok, pengecekan arus kas, dan operasional yang lainnya.
Jika Anda merasa kewalahan menghadapi itu semua, Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi invoice dan kwitansi dari Jurnal by Mekari supaya Anda lebih mudah menjalankan operasional usaha Anda. Jurnal merupakan aplikasi yang memiliki segala macam fitur yang bisa membuat Anda banyak memiliki waktu luang walaupun operasional usaha Anda sedang banyak-banyaknya.