Sebagian besar perusahaan telah mengandalkan software payroll untuk memudahkan sekaligus mempercepat proses transaksi. Seperti yang Anda ketahui, gaji yang diterima karyawan merupakan hak yang sudah sepatutnya mereka terima. Bahkan hal tersebut harus diberikan sebelum keringat mereka mengering sebagai bentuk komitmen yang terikat dalam kontrak kerja.
Selain itu, payroll termasuk dokumen penting yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Misalnya bukti pembayaran dari perusahaan, pembuatan kartu kredit, hingga arsip karyawan. Jadi, sebagai pihak yang mengurus pemberian gaji, perusahaan sebisa mungkin tak boleh lalai apalagi sampai telat memberi slip bulanan yang dinantikan para karyawannya tersebut.
Manfaat penggunaan software payroll
Gaji dulunya ditangani secara manual dengan cek dan perhitungan biasa. Namun, metode tersebut sudah dianggap ketinggalan zaman dan merepotkan, apalagi arsip yang harus disimpan kian banyak. Kemunculan aplikasi dinilai membantu proses ini dan praktis karena tak akan menghabiskan kertas. Dengan kata lain, pengeluaran perusahaan untuk mengurus gaji pun berkurang.
Tak sampai di situ, payroll yang ditangani aplikasi akan memberikan sejumlah manfaat bagi karyawan maupun perusahaan yang bersangkutan, antara lain:
1. Menghapus keraguan dari kedua belah pihak
Payroll yang telat diterbitkan satu hari saja akan menerbitkan kecurigaan, terutama dari karyawan. Alasan yang melatarbelakanginya sendiri beragam, dari data yang terlambat masuk atau masalah sistem di perbankan. Namun, kalau prasangka buruk sudah tertanam, karyawan kadang sulit menerimanya. Khususnya bagi mereka yang memerlukan gaji untuk memenuhi kebutuhan secepatnya.
Nah, menggunakan aplikasi untuk mengelola payroll dinilai mampu menghapus keraguan yang timbul dari perusahaan maupun karyawan. Pasalnya, perusahaan tak akan bimbang memberikan slip kepada karyawan, sementara karyawan senang haknya terpenuhi tepat waktu.
Payroll yang diberikan sesuai jadwal juga menjadi bukti bila perusahaan mempunyai kredibilitas yang bagus. Transparansi nyata antara perusahaan dengan karyawan secara tak langsung membuat reputasi mereka semakin baik di mata publik yang kian mudah mengakses informasi dari mana pun.
2. Membantu karyawan merinci kebutuhannya
Penghasilan yang diterima karyawan pastinya akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari. Beberapa perusahaan malah sudah merinci slip dengan informasi berupa gaji pokok, bonus, potongan pajak, hingga tunjangan tertentu. Seperti yang disinggung dalam poin sebelumnya, hal ini merupakan salah satu bukti transparansi perusahaan terhadap karyawan menyangkut gaji.
Bukan hanya itu, detail yang terdapat dalam payroll karyawan membantu mereka merinci kebutuhan sehari-hari. Dari gaji pokok, ada yang disisihkan untuk membayar tagihan, membeli kebutuhan bulanan, hiburan, dan lain sebagainya. Catatan yang dihasilkan akan lebih praktis dan ringkas karena karyawan tak perlu lagi melakukan perhitungan sendiri, terutama kalau perusahaan memakai aplikasi perkantoran untuk payroll yang terpercaya.
3. Sebagai bukti pembayaran jam lembur
Lembur menjadi satu dari sekian hal yang sebenarnya dihindari karyawan, apalagi kalau mereka tidak dibayar. Syukurnya, sejumlah perusahaan sudah bersedia membayar jam kerja lebih tersebut dan memasukkannya dalam payroll. Lantas, agar karyawan Anda tidak kecewa dan mendapatkan bukti jelas atas pembayaran tersebut, gunakan aplikasi untuk memasukkan bonus lemburnya.
Sementara bagi perusahaan, slip pembayaran jam kerja lembur atau overtime bisa disimpan sebagai bukti kinerja karyawan yang bersangkutan. Nantinya, dokumen tersebut bermanfaat saat perusahaan akan menilai kinerja karyawan atau bahan pertimbangan sebelum mempromosikan mereka. Intinya, jangan sampai Anda mempekerjakan karyawan di luar jam normal tanpa bayaran yang memadai.
4. Dokumen pertimbangan alokasi anggaran
Seperti halnya karyawan yang punya biaya hidup, perusahaan memiliki anggaran yang mengalami perubahan setiap waktu. Nominal anggaran yang diatur berganti berdasarkan kebutuhan yang diperlukan perusahaan, sebut saja saat mereka merekrut pegawai magang. Beberapa perusahaan memang tidak punya alokasi anggaran untuk membayar mereka, tetapi alangkah baiknya bagi Anda untuk memulai perhitungan biaya pegawai magang agar mereka tak merasa tersisihkan.
Selanjutnya, arsip payroll bisa digunakan perusahaan saat mereka membuat alokasi anggaran untuk para karyawan. Keberadaan dokumen tersebut semakin krusial saat mereka akan melakukan kenaikan gaji pokok yang sudah bekerja di perusahaan dalam jangka waktu yang cukup lama.
5. Menolong perusahaan menentukan kebijakan
Kebijakan yang ditentukan perusahaan tidak serta-merta diterbitkan dalam waktu singkat. Ada banyak hal yang harus mereka pertimbangkan dan payroll ternyata dapat menolong Anda menemukan keputusan terbaik yang tak akan merugikan banyak orang. Terutama saat perusahaan akan mengambil kebijakan yang menyangkut nominal gaji dan tunjangan yang akan diberikan pada karyawan.
Tanpa payroll fisik yang akurat, perusahaan mau tak mau harus mengumpulkan arsip yang belum tentu mencantumkan informasi yang sesuai. Anda juga pasti kerepotan kalau harus meminta bukti gaji dari para karyawan dan merekapnya tanpa menimbulkan kesalahan fatal.
Ternyata, cukup banyak juga manfaat payroll untuk perusahaan maupun karyawan, ya? Apabila Anda ingin meningkatkan transparansi maupun kebijakan terkait gaji secara efisien, maka sudah saatnya Anda memilih software payroll online seperti Talenta by Mekari.
Sesuai namanya, Talenta by Mekari menyediakan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan mengelola informasi bersifat administratif seperti payroll. Setiap data yang dimasukan akan terintegrasi dan diperbarui secara otomatis. Artinya, karyawan di perusahaan Anda pun akan menerima bukti pembayaran gaji tepat waktu.
Fitur lain yang bisa dimanfaatkan dari software ini adalah aplikasi absensi online untuk memeriksa presensi karyawan dan statistik lainnya berdasarkan kehadiran mereka.